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やることが常に多い個人事業主(自営業)が業務効率を上げるには?

やることが常に多い個人事業主(自営業)が業務効率を上げるには?

ここ数年でCtoCのサービスが一気に増えて、個人事業(自営業)として活躍できる環境ができてきましたが、その分、業務効率を意識していかないとやらなければならない作業がどんどん増えていきます。

メルカリラクマPayPayフリマなどの個人間でいらなくなったものを売買できるフリマアプリサービスの普及、業務を外部委託(アウトソーシング)できるクラウドワークス(CrowdWorks)ランサーズ(Lancers)、個人事業主が自分でやらないといけない確定申告が簡単にできるマネーフォワード クラウド確定申告freeeやよいの確定申告オンラインなど、個人でお金を稼ぐ方のためのサービスが充実してきています。

このような背景から個人事業主(自営業)として活躍している方が増えてきましたが、個人事業は事業に関する業務を全て自分で抱えなければいけません。

個人事業は自分で時間を好きなように使えますが、実はやることがたくさんで、昼も夜も何かしら仕事をしている人が多いのが現状です。

そこで、個人事業(自営業)の人が、自分の抱える業務を整理して、業務効率を上げるためのポイントをご紹介いたします。

個人事業は業務効率を上げると生産性が格段に上がる

先ほどもお伝えした通り、個人事業は様々な業務を全て自分でやらなければなりません。

  • 仕事を受注するための営業や広報
  • お客さん(クライアント)との打ち合わせ
  • 自分のサービスに関する作業
  • 請求や入金確認なので様々な事務作業
  • 年に1回の確定申告

これらを自分一人で抱えることになります。

会社では、営業職、事務職、経理職、制作職など部署に分かれて業務を振り分け事業を進めていきますが、全て自分一人でやらなければいけません。

時間は有限で、必ずどこかの業務が後回しになったり、ミスが増えてしまうこともあります。

そうならないために、個人事業は業務効率を上げることは必須課題です。

やらないといけないことが多くていつも仕事に追われている感覚を持っている個人事業の方はぜひ読み進めてみてください。

1. 今抱えている仕事を見える化して把握する

まずは、どこから業務効率を進めるかの前に、今自分が業務全体でどのような作業を抱えているのかを把握することから始まります。つまり、現状把握です。

大事なことは、頭の中だけで「こんな作業があるんだな」とイメージするだけでなく、アウトプットするいうことです。

  • SNSはどの種類を使っていて月にどれくらいの頻度のいつ投稿しているのか
  • いま受注している案件は何件あって、各案件ごとに完了までどれくらいの期間がかかり、それぞれの進捗はどうか?
  • 請求や経費入力などは、毎月いつやりどれくらいの時間が必要なのか?

など、できる限り「今抱えている仕事」を自分の頭の外に出しきって、客観的に眺めてみて欲しいのです。

俯瞰して自分の作業内容の全体を眺めてみると、やることありすぎてちょっと凹む人もいれば、意外とそんなに多くないんだなと思う人もいるかもしれません。その時に、どちらが良いというのは特にありません。

客観的に自分が抱えている仕事の種類と量を俯瞰して見えているかどうかが大事です。

2. やらなくても良い作業がないかチェック

基本的にはやる必要があって、これまでやってきた作業ばかりだとは思いますが、それはもしかしたら数ヶ月前もしくは数年前は必要だったけど、「今、現時点」では、優先順位が下がっていたり、実はやらなくても良い作業があるかもしれません。

SNSの投稿頻度は、今まで通りで良いのか、作業効率として省くことができる作業はないか、必要な作業のブラッシュアップです。

個人事業は、やらなくても良い作業に時間を割けるほど、時間的余裕はありません。

ですので、この必要な作業のブラッシュアップをしていくことは、定期的に見直していくと良いでしょう。

3. 誰かに頼める作業(外注化)のピックアップ

さて、ここからは、やる必要がある作業に対して、自分がやるべきものと誰かに頼める作業の振り分けです。

業務の効率化を測るには、

  • 作業を減らす
  • 作業を誰かにやってもらう

の2つが主な選択肢になります。

先程の項目で、「作業を減らす」ために実はやらなくても良いかもしれない作業の見直しをしました。

ですので次は、誰かにやってもらえる作業をピックアップして、必要な業務だけど自分でやらずに誰かにやってもらい、自分の労力を減らしながら、業務効率を維持することです。

あなたのサービスの肝となる部分の業務は自分でやらないといけないですが、自分がやらなくても良い作業を、思い切って外注してみることも検討しても良いかもしれません。

以下のものは、外注できそうな作業の一覧です。

  • チラシや名刺などの制作物
  • 経理処理(入力など)
  • 定期的なSNS投稿
  • ブログ記事の執筆
  • ネットショップの配送作業

上記のリストは一部ですが、やらなければいけない、もしくはやったほうが良いけど、誰かにやってもらえる作業は意外と多くあります。

tomoni worksでは、ブログ記事の執筆代行、書類等のデータ化、ネットショップ等の配送代行をはじめとした、「単純だけど手間がかかる作業」を多数お受けさせていただいております。

誰かに作業をお願いする(外注する)ということは、自分の労力を減らすことができますが、その分費用もかかりますので、可能な範囲で少しずつ外注を試してみるもの良いかもしれません。

自分の業務の作業量を管理して効率化を図ろう

いかがでしたでしょうか?

個人事業(自営業)の方は、自分で好きな時間に仕事ができ、カフェなど好きな場所で仕事ができるメリットがありますが、その分全てが自己責任で自分で自分のコントロールをしていくことが必要不可欠です。

もちろん、プライベートの時間もとても大事です。プライベートを充実させたいから、個人事業と道を選んだ方も多いのではないでしょうか?

時間は有限です。その貴重な時間を、どこでどのように使うのか。

できるところから、業務の効率化を進めていきましょう。

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